ビジネス電話の基本の流れ
- かける前の準備
- 電話番号を正確に押す
- 挨拶をする （営業中・始業前・終業後・休み）
- 名乗る
- 取次ぎをお願いする （相手がいる/いない）
- 用件を話す （直接話す）
- 終わりの挨拶
- 受話器を置く
１．かける前の準備
- 相手の会社の始業・終業時間を把握 昼食時・始業前・終業後の時間休みは避ける。
- 電話番号
- 会社名・所属
- 名前（下の名前も確認）
- 用件（内容を箇条書きでまとめる・必要な資料は手元に揃えておく）
相手の連絡先、会社の名刺、所属や名前の確認。 そして用件！何が言いたいのか、聞きたいのか、分かり易く相手に伝わる様まとめておくと電話がスムーズになります。
１回の電話で済むはずの内容が２度３度になると、相手の時間を奪ったり、仕事ができない人 と思われてしまうかもしれません。聞き忘れ、言い忘れ、間違いのない様事前準備をすることをおすすめします。
２．電話番号を正確に押す
- 電話番号を確認し、正確に押す（短縮番号の場合も確認するとなおよい）
電話番号を間違うとどうなるか。
例えば、会社面接の採用者のみに１３時に電話をするという約束があったとして、、Ａさんが採用のところＢさんに間違えて電話をかけてしまったとしたらどうでしょうか。Ｂさんは不快な思いをしたり、失望してしているかもしれません。
うっかりしたミスを減らすため、しっかりと確認しましょう。
３ 挨拶をする
いつもお世話になっております
- ゆっくり・はっきりと話します
- 忙しい時間に電話した場合はひと言詫びる
- 【営業中】 いつもお世話になっております。(やりとりがすでにある方)
- 【 〃 】 お世話になります(これからお世話になる/初めて)
- 【 〃 】 初めてお電話いたします。
- 【始業前】 おはようございます。朝早くから恐れ入ります。
- 【 〃 】 朝早くに申し訳ありません
- 【昼休み】 お昼時に失礼いたします
- 【終業後】 夜分遅くに恐れ入ります。
- 【休み】 お休みのところ大変申し訳ございません。
相手が休みの場合はもちろんのこと、始業前や終業後、そして昼食時にも電話をかけないように配慮します。相手の会社の始業・終業時間を把握しておき、どうしても営業時間外で電話をかける場合は、忙しい時間に電話したことをひとこと詫びる
４ 名乗る
✖✖会社の〇〇と申します
- 会社名 ＋ 名前
- ゆっくり・はっきりと話します
- 初めてお電話いたしました。✖✖会社の〇〇と申します
- いつもお世話になっております。✖✖会社の〇〇です
個人携帯にかけた場合、毎週何度もやりとりするような相手や会社には「申します」ではなく、「です」を使います。
「申します」は初めてや２、３回目でも相手が覚えていないと懸念される場合にも使われます。
５．➀取次ぎをお願いする （相手がいる）
- 専務の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか
- △△部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか
- 営業部の〇〇様は、今お手すきでいらっしゃいますでしょうか
- 名前の前に肩書や部署を入れると、スムーズ
・今お手すきでいらっしゃいますでしょうか は、会議中でなければの意味、急ぎでない用事
相手がいない場合 （折り返し有・無 / 伝言 / 急用
６．用件を話す
はい。〇〇会社でございます
〇〇工業の〇〇と申します。田中様はいらっしゃいますでしょうか
はい私です
田中様、いつもお世話になっております。先日、私どもから送らせていただいた〇〇について確認したいのですが、今よろしいでしょうか
- 【複数の用件がある】３点ほど確認があるのですが、今よろしいでしょうか
- 【急いでほしい用件】お手数ですが、至急お調べ願いたいことがございまして
- 【相手から依頼された調べ事】お調べいたしましたので、今ご説明させていただいてよろしいでしょうか
- 電話の趣旨は冒頭で簡潔に伝える
- 相手の都合を確認してから本題に入る
- ５W２H※を意識して簡潔に話す
- 相手と自分の貴重な時間を無駄にしないこと
相手はたいていの場合、何の用件なのかわらずに電話に出る。早い段階で用件を伝えれば、瞬時に対応を思い描くことができ、会話がスムーズに進みます。
電話の趣旨を伝えた後は、相手の都合を聞いてから本題に入ります。相手の都合が悪い場合は、「のちほどもう一度ご連絡いたします。いつごろがよろしいでしょうか」と相手の都合を確認しましょう。
※５W２H（When・・いつ、Where・・どこで、Who・・誰が、What・・何を、Why・・どういう理由で、How・・どのように、How much・・どのくらい）
７．終わりの挨拶
- 電話の内容を再確認
- 締めの言葉を組み合わせて丁寧に挨拶を
- 【伝言を依頼した後の締め言葉】 〇〇様によろしくお伝えくださいませ。失礼いたします。
- 【相手の来社日時を確認した後の締め言葉】 それではお待ちしております
- それでは、お打ち合わせの件、１０月５日水曜日の１３時からに変更させていただきます。よろしくお願いいたします。
- お忙しい中ありがとうございました。失礼いたします。
- 本日はお忙しい中、お時間いただき、ありがとうございました。
８．受話器を置く
- 受話器は静かに置く
電話を切るのはどっちが先？
ビジネス電話の流れ まとめ
- かける前の準備 ・・・ 会社名、部署、名前（下の名も）、資料、会社の営業時間
- 電話番号を正確に押す・・ 間違いの無い様に、短縮番号登録されていても確認する
- 挨拶をする ・・ゆっくりはっきりと話す。「いつもお世話になっております」
- 名乗る ・・ 〇〇会社の鈴木と申します
- 取次ぎをお願いする ・・ 〇〇の件でお電話いたしました。システム開発部 部長の 〇〇様いらっしゃいますでしょうか（お手すきでいらっしゃいますでしょうか）
- 用件を話す ・・ 趣旨は冒頭で、相手の都合を確認してから、簡潔に分かり易く話す
- 終わりの挨拶 ・・ 電話の内容を再確認
- 受話器を置く ・・ 先にかけた方が切る。取引先や目上の方の場合は相手が切るまで待つ
【相手】 はい、〇〇会社でございます
いつもお世話になっております。〇〇会社鈴木と申します。先日のお客様の件でお電話いたしました。営業部課長の田中様いらっしゃいますでしょうか。
【相手】 大変お世話になっております。〇〇会社の鈴木様ですね。ただいま営業部田中にお繋ぎしますので少々お待ちください。
【相手】 お電話代わりました。田中です。
田中様、いつもお世話になっております。先日の〇〇様（お客様）の件で２点確認したいことがございまして、今お時間よろしいでしょうか。
【相手】 はい
１つ目に〇〇様が次回のお打ち合わせの日を変更されたとおっしゃっていたのですが・・・・ ２つ目に・・・・・・
それでは、〇〇様のお打ち合わせの日時は９月４日水曜日１５時～に変更、また、〇〇の件につきましては、こちらに明日中にご連絡いただけるということでよろしかったでしょうか。
明日のご連絡をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
【相手】 明日午前中にお電話いたします。よろしくお願いいたします。
電話の流れをご紹介しました。電話をかける前の事前準備が大切です。心配な場合は、シミュレーションしてからかけると良いですね。
